تعریف سند ، استعلام سند چیست؟ و چه ضرورتی دارد؟
سند از جمله مهمترین ادله اثبات دعوی در امور مدنی محسوب می شود. طبق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی تعریف سند به این صورت است:
سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد باشد.
بنا بر تعریف ارائه شده برای سند، مکتوب بودن سند و قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع از ارکان اصلی سند می باشند. به بیان ساده تر تنها چیزی که مالکیت نهایی و حقیقت امر مربوط به ادعای افراد مبنی بر مالکیت ملک یا اموال را ثابت می کند ارائه سند قانونی می باشد. به طور کلی اسناد دو نوع اند:
- رسمی : اسنادی که توسط مامورین رسمی و درحدود صلاحیت آنان و مطابق با قانون تنظیم شوند. مثل اسناد اداره ثبت احوال، دفاتر اسناد رسمی و …
- عادی : نوشته هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری شان تنظیم می کنند و همچنین نوشته هایی که فاقد شرایط سه گانه اسناد رسمی باشند. مثل تنظیم قرارداد رهن و اجاره منزل و …
تنظیم سند رسمی توسط مامور رسمی و با صلاحیت و با رعایت اصول تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی کشور صورت می گیرد.
تنظیم سند رسمی توسط مامور رسمی و با صلاحیت و با رعایت اصول تنظیم سند صورت می گیرد. برای این که نوشته ای رسمی محسوب شود سه شرط لازم است:
- سند توسط مامور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود
- مامور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد
- سند با رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد
پس از آنکه شما معامله ای را انجام دادید نیاز است برای رسمی کردن این معامله و تنظیم سند به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنید. طبق قانون دفتر تنظیم سند انتقال، قبل از انتقال سند وظیفه گرفتن استعلام هایی از اداره ثبت، شهرداری، دارایی محل وقوع ملک و در صورت لزوم تامین اجتماعی و برخی ارگان های دیگر بسته به ملک را دارند. در این انجام استعلام های ثبتی، بررسی وضعیت سند از نظر بودن در رهن بانک و یا ارگان‌های دیگر انجام میشود. هم چنین بررسی اینکه ملک در حال معامله، در طرح‌های ساخت و سازهای شهری نبوده باشد هم در دفتر اسناد رسمی انجام میشود. با این حال برای دریافت نتیجه نهایی این استعلام ها به زمانی حدود تا دو هفته نیاز است.
انواع شکلهای اسناد رسمی ملک و ساختمان در کشور :
- دفترچه ای یا به اصطلاح منگوله دار.
- مشاعی(سهمی)که در کاغذ هایی با ابعاد بزرگ A3 نگاشته میشد.
- اسناد تکبرگی که از سال ۱۳۹۰ پا به عرصه وجود گذاشت.
نحوه استعلام سند الکترونیکی،دستی
ممکن است به هردلیلی از جمله طولانی بودن سیر احراز اصالت اسناد از طریق مراجع مربوط شما بخواهید تا در روندی سریعتر به یک نتیجه کلی در رابطه با مالکیت سندی که قصد انتقال به نام خودتان دارید را استعلام سند کنید. امکانی که در اختیار شما قرار گرفته است این است که اگر سند تک برگ باشد، در صورت انجام معامله و قبل از شروع اعمال مربوط به انتقال سند در دفترخانه، می توانید از طریق وب سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و از طریق خدمات الکترونیکی این سامانه، اقدام به گرفتن استعلام سند مربوط به مورد معامله خود نمایید.چنانچه سند دفترچه ای باشد میتوان به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه ( پس از پرداخت هزینه استعلام )اقدام به گرفتن استعلام ثبت نمود که معمولا دفاتر اسناد رسمی یک روزه اینکار را انجام میدهند .چنانچه سند مشاعی باشد برای تشخیص اصالت می توان به اداره ثبت شهرستان محل ثبت و دفترخانه ای که اولین بار آن را تنظیم کرده مراجعه کرد.
مراحل انجام تشخیص اصالت سند تک برگی در سامانه اداره ثبت به شرح ذیل می باشد:
- مراجعه به وب سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس ssaa.ir
- انتخاب منوی خدمات الکترونیکی
- انتخاب زیر منوی خدمات ثبتی
- انتخاب گزینه تصدیق اصالت اسناد دفاتر اسناد رسمی از زیر منوی خدمات ثبتی
با انجام این مراحل صفحه ای برای شما به نمایش در می آید که در این صفحه با داشتن شناسه سند و رمز تصدیق که هر دو در بالای سند درج شده اند می توانید استعلام مربوطه را دریافت کنید.
آیا همه باید اسناد دفترچه ای خویش را به تکبرگی تبدیل کنند؟
پاسخ خیر است.چنانچه بعد از سال ۹۱ معامله ای روی ملک خود انجام داده اید برای هرگونه نقل و انتقال نیاز به تکبرگی کردن سندتان دارید در غیر اینصورت ،به راحتی ملک خود را منتقل کنید.حتی اگر ملکی را با سند تکبرگی میخرید لزومی به تعویض سند ندارید تا مادامی که قصد انتقال آن را داشته باشید.بنابراین بمنظور پیشگیری از اتلاف وقت در زمان فروش،بهتر است در همان جلسه که سند به نامتان میشود تقاضای تعویض سند را به دفترخانه بدهید.
مدارک لازم برای تبدیل اسناد دفترچه ای به سند تکبرگی
- برگه خلاصه معامله (که همان بنچاق است و توسط دفترخانه و در سیستم دفتر املاک اداره ثبت پس از تایید چاپ و امضاء میگردد.
- درخواست خریدار ( کسی که ملک بصورت رسمی به ایشان منتقل گردیده است. اگر شما مالک فعلی هستید و سند منگوله دار دارید، خود خریدار محسوب می شوید و باید خود یا اگر شریک دارید کلیه شرکاء در ملک فرم درخواست را پر کنند)
- اصل سند مالکیت قبلی(دفترچه ای یا تک برگی متعلق به مالک قبل)
- پرداخت هزینه صدور سندمالکیت جدید؛. ضمنا اگر سند دارای چندین مالک(شراکتی) باشد برای هر کدام یک سند تک برگی جداگانه صادر می شود و برای هر کدام باید هزینه صدور سند مالکیت/تک برگی جداگانه پرداخت گردد.
- کدملی و آدرس مالک(کسی که تقاضای سند تک برگی دارد. یعنی در صورتیکه شما خریدار جدید هستید باید مشخصات خود را وارد کنید)
- نشانی ملک و کدپستی ملک